PERILAKU DALAM ORGANISASI
Pengertian Perilaku
Dalam Organisasi
Perilaku
organisasi membahas seluruh kegiatan organisasi di dalamnya terdapat, perilaku
manusia, budaya, sosial dan sistem yang mendukung adanya organisasi tersebut. Perilaku
organisasi adalah bidang studi yang mempelajari pengaruh yang dimiliki oleh
individu, kelompok, dan struktur terhadap perilaku dalam oganisasi yang
bertujuan untuk meningkatkan efektifitas suatu organisasi. Sistem pengendalian
manajemen mempengaruhi perilaku manusia. Sistem pengendalian manajemen yang
baik mempengaruhi perilaku sedemikian rupa sehingga memiliki tujuan yang
selaras; artinya tindakan-tindakan individu yang dilakukan untuk meraih
tujuan-tujuan pribadi juga akan membantu untuk mencapai tujuan-tujuan
organisasi. Berbagai struktur yang berbeda kita gunakan untuk menjalankan
seluruh strategi dalam berbagai tipe organisasi. Sebuah sistem pengendalian
manajemen yang efektif harus dirancang agar bisa sesuai dengan struktur
tertentu.
Faktor-Faktor Informal yang Mempengaruhi
Keselarasan Tujuan
Baik sistem formal maupun proses
informal mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi perusahaan,
konsekuensinya, kedua hal tersebut akan berpengaruh pada tingkat pencapaian
keselarasan tujuan sebagaimana disebutkan di atas.
a.
Faktor-faktor Eksternal
Faktor-faktor eksternal adalah
norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan dalam masyarakat, di mana
organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma ini mencakup sikap, yang secara
kolektif sering juga disebut etos kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas
pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan juga kebanggan yang
dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas (dan bukannya sekedar menjalankan
tugas secara tepat waktu). Beberapa sikap di atas bersifat lokal – yaitu
spesifik untuk kota atau wilayah di mana organisasi beroperasi. Di lain pihak,
sikap dan norma juga bergantung pada masing-masing negara; sejumlah negara
seperti Jepang dan Singapura, memiliki reputasi yang baik dalam etos kerjanya.
b.
Faktor-faktor Internal
1)
Budaya
Faktor internal yang terpenting adalah
budaya di dalam organisasi itu sendiri, yang meliputi keyakinan bersama,
nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi yang
implisit diterima dan secara eksplisit dimanifestasikan di seluruh jajaran
organisasi. Norma-norma budaya sangatlah penting karena hal tersebut bisa
menjelaskan mengapa dua perusahaan dengan sistem pengendalian manajemen formal
yang sama, bervariasi dalam hal pengendalian aktual. Budaya sebuah perusahaan
biasanya tidak pernah berubah selama bertahun-tahun.
2)
Gaya Manajemen
Faktor internal yang barangkali memiliki
dampak yang paling kuat terhadap pengendalian manajemen adalah gaya manajemen.
Biasanya, sikap-sikap bawahan mencerminkan apa yang mereka anggap sebagai sikap
atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak pada apa yang
menjadi sikap CEO. Para manajer memiliki kualitas dan gaya yang beragam.
Beberapa diantaranya memilki kharisma dan ramah; sementara yang lain ada yang
bergaya agak santai. Ada manajer yang banyak melewatkan waktunya dengan
melihatlihat dan berbicara pada banyak orang manajemen dengan cara berkeliling
(management by walking around); sementara ada juga manajer yang menyibukkan
dirinya dengan menulis laporan.
3)
Organisasi Informal
Garis-garis dalam bagan organisasi
menggambarkan hubunganhubungan formal – yaitu, pemegang otoritas resmi dan
tanggung jawab – dari setiap manajer. Sebagai contoh, bagan tersebut mungkin
menunjukkan bahwa manajer produksi dari Divisi A memberikan laporan kepada
manajer umum Divisi A. Namun, dalam rangka menjalankan tanggung jawab, manajer
produksi Divisi A juga menjalin komunikasi dengan banyak orang lain dalam
organisasi, seperti dengan beberapa manajer lain, unit-unit pendukung, para
staf di kantor pusat dan sejumlah orang yang barangkali sekedar teman atau
kenalan. Kenyataan-kenyataan yang ditemui selama berlangsungnya proses
pengendalian manajemen tidak bisa dipahami tanpa mengenali arti penting dari
hubungan-hubungan yang menyusun di organisasi yang bersifat informal.
4)
Persepsi dan Komunikasi
Dalam upaya meraih tujuan-tujuan
organisasi, para manajer operasi harus mengetahui tujuan dan tindakan-tindakan
yang harus diambil untuk mencapainya. Mereka menyerap informasi ini dari
berbagai jalur, baik itu jalur formal (seperti anggaran dan dokumendokumen
resmi lainnya) ataupun jalur informal (seperti dari bahan obrolan yang tidak
resmi). Lebih lanjut lagi, Pesan-pesan yang diserap dari berbagai sumber ini
bisa jadi bertentangan satu sama lain, atau bahkan memiliki interpretasi yang
sangat beragam. Maka komunikasi perlu dibangun menyamakan persepsi.
Sistem Pengendalian
Formal
Pengaruh besar lainnya adalah sistem
yang bersifat formal. Sistem ini bisa kita klasifikasikan ke dalam dua jenis:
(1) sistem pengendalian manajemen itu sendiri dan (2) aturan-aturan.
1) Aturan-Aturan
Kita menggunakan istilah :aturan-aturan
sebagai seperangkat tulisan yang memuat semua jenis instuksi dan pengendalian,
termasuk di dalamnya adalah instruksi-instruksi jabatan, pembagian kerja,
prosedur standar operasi, panduan-panduan, dan tuntunan-tuntunan etis. Beberapa
jenis aturan bisa dilihat di bawah ini:
a. Pengendalian Fisik
Penjaga keamanan, gudang-gudang yang
terkunci, ruangan besi, passwords komputer, televise pengawas, dan pengendalian
fisik lainnya merupakan bagian dari struktur pengendalian.
b. Manual
Ada banyak pertimbangan untuk memutuskan
aturan-aturan mana yang harus dituliskan ke dalam panduan, mana yang mesti
diklasifikasikan sebagai pedoman, seberapa banyak toleransi yang diperbolehkan
dan beberapa pertimbangan lainnya. Manual dalam organisasi birokratis jauh
lebih rinci dibandingkan dengan aturan organisasi lain. Organisasi besar
memilki panduan dan aturan yang lebih banyak dibandingkan dengan
organisasi-organisasi lain yang lebih kecil. Organisasi yang tersentralisasi
memiliki banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang terdesentralisasi.
Dan yang terakhir, organisasi memiliki unit-unit yang tersebar secara geografis
(seperti jaringan restoran cepat saji) mempunyai lebih banyak aturan
dibandingkan dengan organisasi yang terpusat secara geografis.
c. Pengamanan Sistem
Berbagai pengamanan sistem di rancang ke
dalam sistem pemrosesan informasi untuk menjamin agar informasi yang mengalir
melalui sistem itu akan bersifat akurat dan untuk mencegah kecurangan. Hal ini
meliputi: pemeriksaan silang secara terinci; pembubuhan tanda tangan dan
bukti-bukti lain bahwa sebuah transaksi telah dijalankan; melakukan pemilihan;
menghitung uang yang ada dan aktiva-aktiva yang mudah di bawa sesering mungkin;
serta sejumlah prosedur lain. Hal tersebut juga mencakup pengecekan sistem yang
dilakukan oleh auditor internal dan eksternal.
d. Sistem Pengendalian Tugas
Pengendalian tugas didefinisikan sebagai
proses untuk menjamin bahwa tugas-tugas tertentu dijalankan secara efektif dan
efisisen. Kebanyakan dari tugas-tugas itu dikendalikan melalui
peraturanperaturan. Jika sebuah tugas dijalankan menggunakan mesin otomatis,
maka sistem otomatis itu sendiri akan menyediakan pengendalian.
2) Proses Kendali Secara Formal
Suatu perencaan strategis akan
melaksanakan tujuan dan strategi organisasi. Seluruh informasi yang tersedia
dipergunakan untuk membuat perencanaan ini. Perencanaan strategis tersebut
kemudian di konversi menjadi anggaran tahunan yang fokus pada pendapatan dan
belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat tanggung jawab. Pusat
tanggung jawab ini juga dituntun oleh aturan-aturan dan infornasi formal lain.
Pusat tanggung jawab menjalankan operasi-operasi yang ditugaskan, dan hasilnya
kemudian di nilai dan dilaporkan. Hasil-hasil aktual kemudian dibandingkan
dengan anggaran untuk menentukan apakah kinerjanya memuaskan atau tidak.
Jenis-Jenis Organisasi
Strategi suatu perusahaan memiliki
pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Pada gilirannya, jenis struktur akan
mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen organisasi. Meskipun
kualitas dan ukuran organisasi itu sangat beragam, setidaknya organisasi bisa
dikelompokkan ke dalam tiga kategori umum:
a. Stuktur
fungsional, di dalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas fungi-fungsi yang
terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran.
b. Struktur
unit bisnis, di dalamnya para unit manager bertanggung jawab atas
aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai
bagian independen dari perusahaan.
c. Struktur
matriks, di dalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda.
a.
Organisasi-organisasi fungsional
Alasan dibalik bentuk organisasi
fungsional melibatkan gagasan mengenai seorang manajer yang membawa pengetahuan
khusus untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi spesifik, yang
berlawanan dengan manajer umum yang kurang memilki pengetahuan khusus. Seorang
manajer pemasaran dan seorang manajer produksi yang terampil kemungkinan besar
akan mampu mengambil keputusan yang lebih baik di bandingkan dengan seorang
manajer yang bertanggung jawab atas kedua bidang itu sekaligus. Lebih lanjut
lagi, seorang spesialis yang terampil harus mampu melakukan supervisi atas para
buruh yang bekerja dalam bidang yang sama secara lebih baik dibandingkan dengan
seorang manajer generalis. Oleh karena itu, keuntungan terpenting dari struktur
fungsional adalah efisiensi. Ada sejumlah kelemahan pada struktur fungsional.
Pertama, dalam sebuah organisasi fungsional terdapat ketidakjelasan dalam
menentukan efektivitas manajer fungsional secara terpisah (seperti manajer
produksi dan manajer pemasaran) karena tiap fungsi tersebut sama-sama
memberikan kontribusi pada hasil akhir. Oleh karena itu, tidak ada cara untuk
menentukan bagian dari laba yang dihasilkan masing-masing fungsi. Kedua, jika
organisasi, terdiri dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi yang
melapor ke beberapa manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi
tersebut, maka perselisihan antar para manajer dari fungsi-fungsi berbeda hanya
dapat diselesaikan di tingkat atas, meskipun perselisihan itu berasal dari
tingkatan organisasi yang lebih rendah. Ketiga, struktur fungsional tidak
memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk dan pasar yang
beragam.
b.
Unit-unit Bisnis
Bentuk organisasi unit bisnis dari
organisasi dirancang untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terdapat pada
struktur fungsional. Suatu unit bisnis, yang juga disebut sebagai divisi,
bertanggung jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran
sebuah produk. Unit bisnis tersebut bertanggung jawab untuk melakukan
perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah.
c.
Implikasi terhadap Rancangan Sistem
Jika kemudahan dalam pengendalian
merupakan satu-satunya kriteria, maka semua perusahaan akan diorganisasikan ke
dalam unit-unit bisnis. Hal ini disebabkan karena dalam organisasi unit bisnis,
setiap manajer unit harus bertanggung jawab untuk meningkatkan kemampuan setiap
produk yang dihasilkan oleh unitnya guna menghasilkan laba, melakukan
perencanaan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan elemen-elemen yang
berpengaruh pada kemampuan itu.
Fungsi Kontroler
Orang yang bertanggung jawab dalam
merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian manajemen disebut sebagai
seorang kontroler. Sebenarnya, di banyak organisasi, jabatan orang ini adalah
chief financial officer (CFO).
Kontroler
biasanya menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut:
a) Merancang
dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian.
b)
Menyiapkan
pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengembalian pajak) kepada
para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.
c)
Menyiapkan dan
menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan laporan-laporan ini untuk
para manajer, menganalisis program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai
segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara
keseluruhan.
d)
Melakukan
supervisi audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk
menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap
pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional.
e)
Mengembangkan
personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan
personel manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali.
a.
Relasi ke Jajaran Organisasi
Fungsi pengendalian adalah fungsi staf.
Meskipun seorang kontroler biasanya bertanggung jawab untuk merancang maupun
mengoperasikan sistem yang mengumpulkan dan melaporkan informasi, pemanfaatan
informasi ini adalah tanggung jawab jajaran manajemen. Kontroler tidak membuat
ataupun mendorong pihak manajemen untuk mengambil keputusan. Tanggung jawab
untuk menjalankan pengendalian sesungguhnya berasal dari CEO lalu turun ke
bawah melalui jalur organisasi.
b.
Kontroler Unit Bisnis
Para kontroler unit bisnis mau tidak mau
telah membagi loyalitas mereka. Pada satu sisi, mereka berutang kesetiaan pada
kontroler, korporat, yang memegang tanggung jawab operasi sistem pengendalian
secara keseluruhan. Di sisi lain, mereka juga berutang kesetian pada para
manajer di unit mereka, yaitu pihak kepada siapa mereka memberikan bantuan. Di
beberapa perusahaan, kontroler unit bisnis memberikan laporan kepada manajer
unit bisnis dan mereka dihubungkan dengan garis putus-putus ke kontroler
korporat. Di sini, manajer umum unit bisnis adalah atasan langsung kontroler,
dan dia memiliki wewenang dalam mempekerjakan, melatih memindahkan, memberikan
kompensasi, mempromosikan, dan memecat para kontroler di unit yang
bersangkutan.
